Table des matières

  1. Introduction au module Relance Commerciale

  2. Pourquoi utiliser le module de relance commerciale ?

  3. Prérequis pour l'installation et l'utilisation

  4. Installation et activation du module

  5. Configuration du module

    • Paramètres généraux

    • Modèles d'e-mails et de relances

    • Délais et séquences de relance

  6. Types de relances disponibles

    • Relance de devis

    • Relance de factures impayées

    • Relance de prospects inactifs

  7. Utilisation quotidienne du module

    • Tableau de bord de relance

    • Planification automatique des relances

    • Historique et suivi

  8. Personnalisation avancée

    • Champs personnalisés

    • Scripts et automatisation

    • Intégration avec d'autres modules (CRM, Emailing)

  9. Bonnes pratiques pour une relance efficace

  10. Cas d'utilisation réels et exemples concrets

  11. Limitations du module et solutions possibles

  12. Conclusion

1. Introduction au module Relance Commerciale

Dolibarr ERP/CRM est une solution open-source populaire pour la gestion d'entreprise. Il propose de nombreux modules qui permettent aux entreprises de gérer leurs processus internes et leurs relations clients. Parmi ces modules, le module "Relance Commerciale" est un outil puissant pour automatiser et améliorer les relances clients, notamment celles liées aux devis, factures, et prospects.

Ce module vise à réduire les pertes de chiffre d'affaires en relancant systématiquement les clients ou prospects selon des scénarios préconfigurés. Il automatise les tâches fastidieuses tout en conservant une personnalisation essentielle pour maintenir une relation client de qualité.

2. Pourquoi utiliser le module de relance commerciale ?

La relance commerciale est souvent négligée dans les PME, faute de temps ou d'outils appropriés. Pourtant, elle est cruciale pour convertir des devis en commandes, récupérer des paiements en souffrance ou réactiver des contacts dormants.

Le module permet de :

  • Suivre automatiquement les actions de relance.

  • Générer et envoyer des e-mails personnalisés.

  • Programmer des rappels internes.

  • Réduire le taux de pertes commerciales.

En automatisant ces processus, l'entreprise gagne en efficacité tout en renforçant sa relation client.

3. Prérequis pour l'installation et l'utilisation

Avant de commencer l'installation du module Relance Commerciale, il faut s'assurer que :

  • Vous utilisez une version compatible de Dolibarr (généralement à partir de la version 12).

  • Le module CRM est activé.

  • Le module Emailing est installé (fortement recommandé).

  • Vous avez les droits d'administration.

  • Le serveur est configuré pour envoyer des e-mails (SMTP ou PHP mail).

4. Installation et activation du module

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur.

  2. Rendez-vous dans "Configuration > Modules/Applications".

  3. Recherchez le module "Relance Commerciale" dans la liste.

  4. Cliquez sur le bouton "Activer".

  5. Une fois activé, un nouvel onglet apparaît dans la barre de navigation principale ou dans le menu CRM.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de télécharger le module depuis le Dolistore ou GitHub si vous utilisez une version personnalisée.

5. Configuration du module

Paramètres généraux

Après activation, rendez-vous dans la configuration du module. Vous pourrez y définir :

  • L'utilisateur responsable par défaut.

  • Le type de relance à activer (devis, facture, prospect).

  • La langue par défaut des relances.

  • La méthode d'envoi (automatique ou manuelle).

Modèles d'e-mails et de relances

Il est essentiel de configurer des modèles d'e-mails personnalisés pour chaque type de relance. Ces modèles peuvent inclure :

  • Des variables dynamiques : {CLIENT_NAME}, {INVOICE_REF}, {DUE_DATE}...

  • Un ton adapté à votre cible.

  • Des liens vers les documents (devis, factures).

Délais et séquences de relance

Vous pouvez configurer les délais entre les différentes relances :

  • 1ère relance : 3 jours après l'émission du devis.

  • 2ème relance : 7 jours après.

  • 3ème relance : 14 jours.

Chaque étape peut avoir son propre modèle de message.

6. Types de relances disponibles

Relance de devis

Permet de suivre les devis envoyés mais sans retour du client. C'est une opportunité de transformer une proposition commerciale en commande.

Relance de factures impayées

Les factures en retard peuvent rapidement devenir un problème de trésorerie. La relance automatisée aide à récupérer les paiements plus rapidement.

Relance de prospects inactifs

Réactiver les contacts qui n'ont pas donné suite ou qui sont inactifs depuis un certain temps peut générer de nouvelles opportunités.

7. Utilisation quotidienne du module

Tableau de bord de relance

Le module propose un tableau de bord qui affiche les actions de relance programmées, en cours et passées. Vous pouvez filtrer par type, utilisateur ou client.

Planification automatique des relances

Une fois la configuration terminée, les relances se planifient automatiquement. Il est possible de les envoyer automatiquement ou de les valider manuellement avant envoi.

Historique et suivi

Chaque relance est enregistrée dans la fiche du client ou du document concerné. L'utilisateur peut ajouter des notes ou marquer la relance comme résolue.

8. Personnalisation avancée

Champs personnalisés

Il est possible d'ajouter des champs personnalisés aux relances pour collecter des informations supplémentaires ou segmenter la base client.

Scripts et automatisation

Les utilisateurs avancés peuvent créer des scripts PHP pour automatiser des règles complexes : segmentation, envoi conditionnel, réactions à des événements.

Intégration avec d'autres modules (CRM, Emailing)

Le module s'intègre parfaitement avec le CRM pour suivre le cycle de vente complet et avec le module Emailing pour des campagnes plus larges.

9. Bonnes pratiques pour une relance efficace

  • Ne pas trop attendre avant une première relance.

  • Utiliser un ton professionnel mais humain.

  • Segmenter les messages selon les profils.

  • Ne pas abuser du nombre de relances.

  • Toujours proposer une action claire dans le message.

10. Cas d'utilisation réels et exemples concrets

  • Société A a augmenté son taux de conversion de devis de 18% grâce aux relances automatiques.

  • Société B a réduit de 30% les retards de paiement en automatisant les rappels.

  • Société C utilise le module pour relancer chaque trimestre ses anciens prospects inactifs.

11. Limitations du module et solutions possibles

  • Pas de relances par SMS : utiliser un module tiers.

  • Modèles limités : il faut parfois personnaliser via le code.

  • Manque de reporting avancé : exporter les données pour analyse externe.

12. Conclusion

Le module Relance Commerciale de Dolibarr est un levier stratégique pour dynamiser la relation client, optimiser les conversions et améliorer la trésorerie. Facile à configurer et à utiliser, il s'intègre naturellement à l'écosystème Dolibarr. Avec une configuration adaptée à vos objectifs et une utilisation régulière, il devient un outil incontournable pour toute PME soucieuse de performance commerciale.